Kuljetusvaurioiden hallinta: Prosessit ja ennaltaehkäisy – miten toimia?
Kuljetus- ja terminaalihenkilöstö on koulutettu käsittelemään lähetyksiä huolellisesti. Tästä huolimatta vahinkoja voi sattua. Huolellinen pakkaus, selkeät merkinnät ja tavaran asianmukainen sidonta lavalle ovat avainasemassa kuljetusvahinkojen ennaltaehkäisyssä. Tarpeen vaatiessa asiakkaitamme on avustamassa asiantunteva ja paikallinen henkilöstömme.
DACHSER Finlandin maantielogistiikan kuljetusvaurioiden käsittelyprosessissa yhdistyvät paikallinen asiakaspalvelu, tehokas reklamaatioiden hallinta ja vahva asiakastuki. Asiakaspalvelu toimii keskiössä, tarjoten asiakkaalle välittömän tiedon mahdollisista vaurioista ja koordinoiden tarvittavat jatkotoimenpiteet reklamaatioista vastaavan tiimin kanssa.
Kaikki kuljetusvauriot dokumentoidaan välittömästi DACHSERin terminaalissa, jossa vauriosta otetaan kuvat ja tiedot kirjataan yrityksen omaan kuljetusten hallintajärjestelmään. Asiakas saa tiedon tilanteesta käytännössä reaaliajassa. Jos vaurio havaitaan toimituksen yhteydessä, asiakkaan on tärkeää ilmoittaa siitä kuljettajalle heti, jotta varaumamerkintä voidaan tehdä. Tämä helpottaa reklamaatioprosessia myöhemmin.
Reklamaatiot käsitellään Pohjoismaisen Speditööriliiton yleisten määräysten (PSYM2015) mukaisesti tapauskohtaisesti. Asiakkaan vastuulla on toimittaa vahinkoilmoituslomake ja tarvittavat liitteet, kuten kuvat ja kauppalasku. Korvauspäätökset tehdään saatavilla olevan datan perusteella, mutta reklamaatioprosessin kesto vaihtelee, koska jokainen tapaus selvitetään yksityiskohtaisesti.
Myyntitiimi auttaa asiakkaita, mikäli vahinkojen ennaltaehkäisy herättää kysymyksiä: hyvin pakattu lähetys, joka huomioi kuljetusolosuhteet – kuten lämpötilaerot ja käsittelyn eri terminaaleissa – on paras tapa ehkäistä kuljetusvaurioita.
DACHSERin kattava logistiikkaverkosto takaa nopean ja tehokkaan viestinnän myös kansainvälisissä kuljetuksissa. Verkoston kautta saadaan nopeasti selvitettyä, missä vaiheessa vaurio on syntynyt, mikä auttaa korvauskäsittelyä ja parantaa asiakaskokemusta.
DACHSER Finlandin asiakaspalvelu on paikallinen ja proaktiivinen, tarjoten asiakkaille apua suoraan henkilöiltä, jotka tuntevat prosessit ja pystyvät tarjoamaan ratkaisuja nopeasti. Vauriot dokumentoidaan järjestelmällisesti, mikä lisää prosessien läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta.
Kuljetusvaurioiden ennaltaehkäisy, vaurioiden ilmoitus sekä reklamaatioprosessi
(1) Lähettäjän vastuu ja kuljetusvaurioiden ennaltaehkäisy
Lähettäjä vastaa lähetyksen pakkauksesta, suojaamisesta, tavaran sidonnasta lavalle sekä erikoiskäsittelymerkinnöistä. Tällaiset merkinnät tulee lisätä paitsi kuljetustilaukseen myös itse lähetykseen selkeästi näkyville.
Lähetyksen vaurioitumiseen voi vaikuttaa moni tekijä, kuten:
- Lähetyksen pakkaus ja käytetty suojausmateriaali
- Tavaran sidonta lavalle
- Lavan koko suhteessa lähetyksen kokoon
- Lähetyksen merkintöjen selkeys ja asianmukaisuus
Merkinnät ovat erityisen tärkeitä, jotta lähetys kulkee turvallisesti lähettäjältä vastaanottajalle. Esimerkiksi:
- Jos lähetyksen päälle ei saa lastata muuta tavaraa, tämä on merkittävä selkeästi.
- Jos lähetys sisältää helposti särkyvää tavaraa, se tulee sekä merkitä että suojata huolellisesti.
- Jos lähetystä täytyy käsitellä tietyssä asennossa, tämä tulee osoittaa selkein merkinnöin.
Lähetyksen pakkaamisessa tulee ottaa huomioon kuljetus- ja terminaalikäsittelyolosuhteet. Lähetyksiä voidaan siirtää useita kertoja eri terminaalien ja kuljetusvälineiden välillä. Tämä altistaa ne muun muassa äkkijarrutuksille, huonokuntoisille teille, lämpötilaeroille sekä toistuville käsittelyille. Merkinnöissä tulee myös huomioida, että lähetyksiä käsittelevät henkilöt eivät välttämättä ymmärrä suomea.
Kuljetus- ja terminaalihenkilöstö on koulutettu käsittelemään lähetyksiä huolellisesti. Tästä huolimatta vahinkoja voi sattua. Huolellinen pakkaus, selkeät merkinnät ja tavaran asianmukainen sidonta lavalle ovat avainasemassa kuljetusvahinkojen ennaltaehkäisyssä.
Asiakkaiden tulisi tutustua DACHSER Finlandin yleisiin ehtoihin, joissa mainitaan PSYM2015-ehdoista ja niiden vaikutuksesta vastuunjakoon.
(2) Lähetyksen vastaanotto, vaurioiden ilmoittaminen ja reklamaatioprosessi
Kun lähetys vastaanotetaan, tulee tavaran kunto tarkistaa heti ulkoisten vaurioiden osalta ennen kuljettajan poistumista.
Jos ulkoisia vaurioita havaitaan:
- Ilmoita vaurioista välittömästi kuljettajalle.
- Pyydä kuljettajaa merkitsemään vauriot rahtikirjaan.
- Allekirjoita rahtikirja.
Jos ulkoisia vaurioita ei havaita, mutta tuotteet ovat vaurioituneet pakkauksen sisällä:
- Ilmoita vaurioista DACHSERille viimeistään 7 päivän kuluessa toimituksesta.
Korvausvaatimukset:
- Korvausvaatimus lähetetään aina rahdin maksajan toimesta.
- Lähetä korvausvaatimus kirjallisena osoitteeseen claims.helsinki@dachser.com.
Kun saamme reklamaation, lähetämme reklamoijalle täytettäväksi dokumentin, jossa pyydetään tarkentamaan vahingon tiedot sekä toimittamaan tarvittavat lähetykseen liittyvät dokumentit. Lisätiedot pyydetään tapauskohtaisesti.
(3) Dokumentointi ja reklamaation käsittely
Kaikki lähetyksen vauriot tulee dokumentoida huolellisesti:
- Ulkoiset pakkauksen vauriot
- Tuotteen vauriot
Kuvat ovat tärkeä osa reklamaatiota. Mitä enemmän kuvia lähetetään, sitä paremmin vahinko voidaan arvioida. Kuvaa:
- Lähetyksen ulkoinen pakkaus (vaikka siinä ei näkyisi vaurioita)
- Itse tuotteen vauriot
- Kokonaiskuva lähetyksestä (ei vain yksityiskohtia läheltä)
Reklamaatioprosessi sujuu nopeammin, kun tiedot ja kuvat toimitetaan mahdollisimman pian ja mahdollisimman kattavasti.
Säilytä vahingoittunut tavara reklamaatioprosessin ajan. Vaurioitunut tavara tulee olla saatavilla selvityksen ajan. DACHSER voi tapauskohtaisesti antaa luvan tavaran hävittämiselle.
Huomioithan, että reklamaatioprosessille ei voida antaa tarkkaa aikataulua. Käsittelyajat riippuvat tapauskohtaisista tekijöistä.
Merkitse artikkeli
